招生技巧:学校文件、档案及保密的管理规范

来源:中宾科技  发布者:中宾科技  发布时间:2014-09-18 23:58:12  查看:

摘要:招生技巧:学校文件、档案及保密的管理规范1 盖伦学校文件管理要求1.1 责任 文件保管的责任人是CFO和分校营运督导官,应由其本人或本人指定的其他人来保管。如人员变动,应妥善交接,防止泄密。1.2 签

招生技巧:学校文件、档案及保密的管理规范


1 盖伦学校文件管理要求

1.1 责任

文件保管的责任人是CFO和分校营运督导官,应由其本人或本人指定的其他人来保管。如人员变动,应妥善交接,防止泄密。

1.2 签发

1.2.1 未经授权人员不得签发文件。

1.2.2 非经常务董事会批准,不得另行制定文件种类。

1.3 传达

1.3.1 文件传达范围,按该文件规定执行。

1.3.2 要求传达的文件,应在上一级领导召集的会上正式宣读。例如要求传达到分校长、营运督导官的文件,应由CEO在分校长、营运督导官会议上组织宣读。

1.3.3 要求传达到全体员工的文件,应在宣读之后,在办公室的内部公示板上公示3-7天,以便员工掌握。

1.4 传阅

1.4.1 文件是否传阅及其传阅范围,由CEO、分校长等人批示决定。

1.4.2 要求传阅的文件,传阅人阅读后应在文件头上签字,并注明日期。

1.4.3 传阅要以最快的速度在第一时间进行,凡积压文件者要受到批评和处罚。

1.5 讨论

要求讨论的文件,需用口头或书面上报讨论结果。

2 盖伦学校档案管理要求

2.1 责任

2.1.1 CFO是学校档案管理工作的负责人,其工作对CEO负责。

2.1.2 营运督导官是分校档案管理工作的责任人,其工作对CFO、分校长负责。

2.2分校保管项目

2.2.1 学籍类档案:学籍帐、学费登记表(包括流水账)、盖伦学生入学申请书、盖伦潜在学员信息登记表、排班排课表。

2.2.2 宣传类档案:传单样本,各种活动照片、校刊、各种宣传光盘等

2.2.3 教学类档案:教学大纲,教师教学参考资料等。

3 盖伦学校保密制度

3.1 责任

3.1.1 文件保密的责任人是CEO和分校长。

3.1.2 所有盖伦员工均有保守盖伦秘密的义务,鼓励积极举报泄密行为,视情况予以表彰或奖励。

3.2保密纪律

3.2.1 不该问的事不问。

3.2.2不该说的话不说。

3.2.3 不该看的文件不看。

3.2.4 不该听的事不听。

3.2.5 遇有保密事项时,主动回避。

3.3密级划分

3.3.1 内部文件:此类文件可以记录、拷贝,并在盖伦内部张贴,以便于员工掌握文件内容并执行。但不允许将文件带出盖伦,严禁将文件泄露给外部人员。

3.3.2 秘密文件:可以在相关员工本人日记中抄录要点,但不能拷贝,不能张贴,不能向无关的内部人员谈论文件内容。

3.3.3 机密文件:不能记录、拷贝。可以在不记录的情况下向相关人员传达。

3.3.4 绝密文件;不得记录、拷贝,文件仅限高级管理人员和相关人员掌握内容,必须进行加锁管理。

3.4保密内容

3.4.1 保密文件:包括规范性文件和其他各类报表、会议记录和培训纲要等。

3.4.2 保密信息:包括未公开的重大决策、人事变动、重要事件、财务经营状况、重要业务关系、盖伦资源状况、教材、教法等。

3.5 文件的保管

3.5.1 内部文件发至分校,由营运督导官负责保管。

3.5.2 秘密文件可发至总校,由总校CFO保管

3.5.3 总校、分校对文件应分类单独分类装订成册,以备查找和使用。

3.5.4 对标有密级的文件必须按传达范围、严格管理,不得放在明处,更不能外泄。机密、绝密文件由CFO负责保管,并尽可能缩小保管范围,可发至总校。

3.5.5 未经授权,所有文件不得复制和销毁。

3.5.6 保密文件遗失,应立即向上级报告。视情节责任人承担一定责任。

3.5.6文件汇编中各种密级文件并存时,按最高密级进行管理。

3.5.7凡违反本规定造成泄密的行为均将受到处分,严重者将依法追究责任。


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